Utredning om den elektroniska ärendehanteringen inom justitieförvaltningen har färdigställts: genomslag skapas genom samarbete
Utredning om den elektroniska ärendehanteringens genomslag som genomförts av Rättsregistercentralen har färdigställts. Utredningens viktigaste slutsats är att de största nyttorna uppstår genom servicekedjor och gemensamma informationsresurser som överskrider organisationsgränserna, inte genom att enskilda tjänster digitaliseras.
Utredningen beskriver nuläget för medborgarnas e-tjänster inom justitieförvaltningen, bedömer genomslaget av redan genomförda utvecklingsåtgärder och presenterar riktlinjer för framtida utvecklingsprojekt. Utredningen genomfördes som tjänstemannaberedning i samarbete med Deloitte Oy.
Elektroniska tjänster har blivit allt vanligare
Inom justitieministeriets förvaltningsområde har man under de senaste åren målmedvetet satsat på elektroniska tjänster. Särskilt inom de tjänster som har flest kundärenden har användningen av digitala tjänster ökat snabbt och omfattar i dag redan en betydande andel av alla ärenden.
Ett exempel på framgångsrikt utvecklingsarbete är tjänsten OmaTuomioistuin.fi, där nästan alla ansöknings- och tvistemålsärenden vid tingsrätterna kan skötas elektroniskt.
Rättsregistercentralen samordnar utvecklingen av justitieförvaltningens elektroniska tjänster. Justitieministeriets utvecklingsprogram för medborgarens elektroniska tjänster (KSA) för åren 2025–2030 utvecklar den digitala kundupplevelsen inom förvaltningsområdet och skapar en mer enhetlig serviceupplevelse för personer som sköter rättsliga ärenden.
Nyttor för både medborgare och myndigheter
Enligt utredningen är de största fördelarna med elektronisk ärendehantering att det blir enklare och smidigare att sköta ärenden. Möjligheten att uträtta ärenden oberoende av tid och plats samt att följa hur det egna ärendet framskrider ökar transparensen i ärendehanteringen och stärker förtroendet för myndigheternas verksamhet.
Den elektroniska ärendehanteringen medför också betydande fördelar för myndigheterna. Enligt utredningen sparar elektronisk ärendehantering uppskattningsvis 200–350 årsverken jämfört med ett helt manuellt arbetssätt. Dessutom är kostnaderna för elektronisk ärendehantering 50–90 procent lägre än för personlig service vid besök. Digitaliseringen ersätter inte expertarbete, utan minskar rutinuppgifterna och frigör arbetstid för mer krävande handläggning av ärenden samt för verksamhetsutveckling.
Målet är en genuint digital ärendehantering
I utredningen anges som mål att 80–95 procent av justitieförvaltningens ärendehantering i framtiden ska vara genuint digital. Enligt utredningen förutsätter nästa utvecklingssteg att olika myndigheters tjänster, processer och information integreras mer sömlöst än i dag.
Utredningen om den elektroniska ärendehanteringens genomslag lyfter fram följande utvecklingsområden:
- Effektiv utveckling förutsätter ett tydligt ägarskap, etablering av gemensamma verksamhetsmodeller och tillräckliga resurser för gemensamt utvecklingsarbete.
- Systematisk datainsamling, analys och mätning av genomslag styr utvecklingsarbetet och hjälper till att verifiera de uppnådda nyttorna.
- Övergången från myndighetscentrerad verksamhet till ärendehantering som utgår från livshändelser förutsätter en djupare förståelse för kundernas servicekedjor samt en kritisk granskning av processerna.
- För att möjliggöra långsiktig och effektiv utveckling krävs stabil finansiering, prioritering av gemensamma lösningar och en mer strategisk planering.
Ytterligare uppgifter:
programchef Meri Valta, fornamn.efternamn@om.fi