Kundnöjdhet i fråga om RRC:s myndighetstjänster på utmärkt nivå – responsen beaktas vid webbplatsutvecklingen
År 2023 fick Rättsregistercentralen återigen ett utmärkt betyg i sin kundnöjdhetsundersökning. Både medborgare och samarbetspartner fick lämna respons. Rättsregistercentralens kundtjänst fick beröm för sin vänlighet och sakkunnighet.
Rättsregistercentralens Informationstjänster består av register-, verkställighets- och informationshanteringstjänster. Med register- och verkställighetstjänster i synnerhet är kundtjänsten en central uppgift. Medborgarna och myndighetskunderna betjänas förutom i e-tjänsten också per telefon, e-post och brev. Kunderna tar kontakt till exempel för att beställa registerutdrag eller med frågor om betalning av böter och olika påföljder.
2023 fick RRC sammanlagt 53 000 samtal under kundtjänstens öppettid och varje månad svarade kundtjänsten på cirka 3 000 samtal. RRC har bett medborgarna om respons sedan 2018 med en SMS-fråga efter samtalet där kunden kan bedöma tjänsten på en skala från 1 till 5.
Kundnöjdheten har hållit sig på en utmärkt nivå år efter år. I fjol tyckte 87,5 % av svararna att kundtjänstens kvalitet är värd 4 eller 5, precis som år 2022.
Fungerande myndighetssamarbete
Även RRC:s samarbetsmyndigheter var nöjda med den service de fått. Samarbetsmyndigheterna skickade 391 svar på kundnöjdhetsundersökningen och kundnöjdheten höll sig på en bra nivå med resultatet 4,1/5.
Inom sitt förvaltningsområde tar RRC hand om bland annat registerföringsuppgifter och uppgifter inom verkställighet av andra påföljder. Till RRC:s uppgifter hör också informationsutbyte som överskrider både landets och ministeriernas gränser.
”Vi mäter samarbetsmyndigheternas kundnöjdhet regelbundet och följer upp resultatutvecklingen. Undersökningen ger oss värdefull respons från våra partner och vi utnyttjar responsen för att ytterligare utveckla vår verksamhet”, berättar branschdirektör Teemu Mikkola vid Informationstjänster.
E-tjänsten en viktig kanal för ärendehantering
RRC:s e-tjänst har etablerat sig väl hos kunderna. I e-tjänsten kan kunden bland annat beställa straffregisterutdrag och kontrollera sina saldouppgifter. Kunden kan hantera sina egna ärenden och till exempel som befullmäktigad för ett företag.
År 2023 hade Rättsregistercentralens e-tjänst i genomsnitt 21 600 besökare i månaden, vilket innebär att användningen ökade med 30 procent jämfört med föregående år.
”Vi uppmuntrar våra kunder att använda e-tjänsten, som är tillgänglig oavsett tid och plats. Vi kommer att utveckla e-tjänsten och utvidga dess tjänster”, berättar Mikkola.
Utdrag som beställs i e-tjänsten skickas i regel endast elektroniskt i stället för brevpost. Användningen av papper och försändelser minskas för att spara både naturen och kostnader.
Ökning av också informationsutbyte av registeruppgifter
En central uppgift för RRC:s Informationstjänster är också informationsutbyte av registeruppgifter, som har under förra året ökat markant i Finland och som en del av EU-samarbete. En del av de offentliga registren som RRC svarar för är öppna för sökning på internet utan inloggning.
Till exempel det offentliga insolvensregistret användes för att hämta uppgifter sammanlagt 8 284 000 gånger under 2023. Antalet sökningar hade trefaldigats jämfört med 2022.
Också till exempel informationsutbyte av straffregisteruppgifter inom EU ökade med cirka 30 procent jämfört med året innan. Under 2023 utbytte Finland sammanlagt 21 900 förfrågningar eller anmälningar som gäller straffregisteruppgifter med andra EU-medlemsstater och Storbritannien.
”Som en registermyndighet har RRC en viktig roll vid förbättring av säkerheten i Finland och EU. Uppgifterna i våra register används i stor skala vid bedömning av persons pålitlighet och vid utredning till exempel av villkoren för inresa. I framtiden kan uppgifterna användas även i samband med gränskontroller”, konstaterar Mikkola.
Utvecklingen av digitala tjänster fortsätter
2023 fortsatte utvecklingen av RRC:s myndighetsverksamhet i programmet för utveckling av digitala tjänster och arbetet fortsätter även i år. Fokus för utvecklingen ligger på förbättring av kundupplevelsen och e-tjänsten. Det har man gjort till exempel genom att skapa Youtube-videor om anvisningar för e-tjänsten.
Även utvecklingen av webbplatsens innehåll syftar på att skapa tydligare anvisningar.
Under hösten 2023 inledde RRC arbetet med att förnya och förtydliga webbinnehållet för register och böter samt betalning för att göra det lättare för kunderna att hitta rätt information och uträtta sina ärenden smidigt i e-tjänsten. Innehållsarbetet genomförs i samarbete med den samhälleliga kommunikationsbyrån Noon Kollektiivi. Den förnyade webbplatsen och översättningarna publiceras stegvis under 2024.