Informationshanteringstjänsterna säkerställer tillgången till och kvaliteten på information inom justitieförvaltningen

Rättsregistercentralens (RRC) enhet Informationshanteringstjänster säkerställer att justitieförvaltningens information är av hög kvalitet och kan utnyttjas av organisationerna som stöd för deras verksamhet. Enheten producerar informationshanteringstjänster för hela justitieministeriets förvaltningsområde.

Utlämnande av information till medierna, utveckling av informationsarkitekturarbetet och justitieförvaltningens rapportering hör bland annat till de uppgifter som RRC:s enhet för informationshanteringstjänster ansvarar för. Enhetens verksamhet leds av informations-hanteringschef Aino Tylli, som har arbetat vid RRC redan i över fem år. Tylli har tidigare arbetat bland annat vid Statistikcentralen och är filosofie magister till utbildningen.

Informationshanteringstjänsternas uppgifter har utvidgats och utvecklats betydligt under de senaste fem åren.

”Justitieförvaltningens växande behov av information och utnyttjandet av den har ökat enhetens betydelse på hela förvaltningsområdets nivå”, berättar Tylli.

Olika uppgifter inom informationshantering

I informationshanteringstjänsterna arbetar man med information ur många olika synvinklar, och vid enheten arbetar experter med många olika bakgrunder. Enheten är indelad i fyra olika team.

I teamet för informationsplattformstjänsten utvecklas en gemensam informationsplatt-forms¬tjänst för hela förvaltningsområdet som stöder utnyttjandet och analysen av informa-tion i form av rapporter. I arbetet betonas kraven på dataskydd och informationssäkerhet. I teamet för informationsarkitektur beskrivs och utvecklas justitieförvaltningens informa-tionsarkitektur samt förenhetligas informationens strukturer och begrepp.

”I arbetet med informationsarkitekturen avbildar vi justitieförvaltningens informations-material och datalager samt förenhetligar kärnuppgifterna för att informationen ska vara jämförbar och kunna utnyttjas inom hela förvaltningsområdet”, förklarar specialsakkunnig Merja Tavajärvi-Mikkonen.

Inom informationshanterings sakkunningtjänst stöds kundämbetsverken inom justitie-ministeriets förvaltningsområde i deras informationshanteringsuppgifter. Sakkunnigjänster produceras för hela förvaltningsområdet samt för RRC och dess projekt. Teamet för informationsutlämning ansvarar för uppgifterna inom informationstjänsten i justitie-förvaltningens riksomfattande datalager, det vill säga för behandlingen av olika begäran om information.

Dessutom deltar enheten aktivt i samarbetsgruppen för kunskapsbaserad ledning som tillsatts av justitieministeriet. Samarbetsgruppen har i uppgift att sammanställa de strategiska utvecklingsbehoven för kunskapsbaserad ledning inom förvaltningsområdet och att sträva efter en starkare förståelse för fördelarna med kunskapsbaserad ledning.

Utlämnandet av uppgifter till medierna ökar

En betydande del av Informationshanteringstjänsternas arbete utgörs av att lämna ut uppgifter, dvs. att svara på olika begäran om information. Information lämnas ut till medier samt för myndigheters planerings- och utredningsarbete, vetenskaplig forskning och studerandes lärdomsprov.

RRC lämnar centraliserat ut uppgifter till medierna om det riksomfattande systemet för behandling av diarie- och ärendehanteringsuppgifter. Uppgifter som kan lämnas ut från systemet är till exempel grundläggande uppgifter om rättegångar och andra offentliga diarieuppgifter som domstolen inte har begränsat utlämnandet av. Den centraliserade verksamhetsmodellen effektiverar mediernas tillgång till information, eftersom den styr journalisterna till rätt domstol för att få närmare information.

År 2024 fick RRC offentligt erkännande för sin informationsutlämning då ämbetsverket belönades med erkännandepriset för främjande av öppenhet i samhället (på finska Jääraapa). Priset beviljades av Föreningen för undersökande journalistik, som i sin motivering tackade RRC:s insatser för att betjäna medierna och främja journalistik av samhällelig betydelse.

Antalet begäran om information från medierna har ökat stadigt under årens lopp. År 2023 kom det in 530 begäran, medan antalet 2025 redan hade stigit till 840. Även de studerandes begäran om information har ökat under de senaste åren.

Utvecklingsprojekten stöder en effektiv informationshantering

I informationshanteringstjänsterna deltar man aktivt i olika utvecklingsprogram och projekt som förbättrar justitieförvaltningens informationshantering och ökar kostnadseffektiviteten.

I utvecklingsprogrammet för informationsarkitektur byggs bland annat en gemensam plattform för justitieförvaltningens informationshantering. I programmet har man främjat hanteringen av kärninformation, utvecklat informationshanteringsmodeller och verktyg för dem samt berett en ny gemensam förvaringslösning. Målet är att förbättra informationens kvalitet och interoperabilitet, underlätta tillgången till information i olika processer samt minska överlappande lagring av information inom förvaltningsområdet.

Ett av de viktigaste utvecklingsprojekten är Medieportalen, vars pilotanvändning är avsedd att inledas under innevarande år. Med hjälp av Medieportalen kan leverantörerna själva i fortsättningen söka specificerade uppgifter nästan dygnet runt, utan att det behövs en separat begäran om uppgifter till RRC.

Betydelsefullt arbete i gott sällskap

Tylli berättar att intressanta och samhälleligt betydelsefulla arbetsuppgifter samt en varm arbetsgemenskap har fått henne att trivas hos RRC. Hon upplever att chefsarbetet är en viktig del av hennes roll.

”Min viktigaste uppgift är att stöda de sakkunniga och att medverka till att de lyckas”, beskriver Tylli.

Även Tavajärvi-Mikkonen berättar att hon trivdes bra hos RRC.

”Vår enhet har en oförställd atmosfär och samarbetet fungerar bra. Man kan alltid be om hjälp och samarbetet sträcker sig även aktivt över teamgränserna”, berättar Tavajärvi-Mikkonen.