Tarvitsetko aineistoa tieteelliseen tutkimukseen?
Oikeusrekisterikeskuksen (ORK) rekistereistä ja järjestelmistä on mahdollista saada tietoa tutkimuskäyttöön. Tieteellistä tutkimusta tekevät voivat tehdä tietopyynnön tai hakea tutkimuslupaa ORK:lta.
ORK:n ylläpitämien rekisterien tiedot ovat suurimmalta osin salassa pidettäviä. Rekisteritietojen julkisuutta säätelevät laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä tietosuojalaki. Lisäksi tietojen julkisuutta voivat rajoittaa tietyt erityislait, kuten rikosrekisterilaki. Rekistereiden sisältämien tietojen luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä eli ORK.
Kaikista ORK:lta tilattavista tiedoista vaaditaan tietopyyntö riippumatta siitä, onko tieto julkinen vai salassa pidettävä. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi tiedot haettavista tiedoista. Lähetä tietopyyntö tai tiedustelusi sähköpostilla osoitteeseen tietopalvelu.ork(at)om.fi.
Tutkimuslupahakemus
Jos pyydetty tieto on salassa pidettävä, tulee tutkijan hakea tiedon saamiseksi tutkimuslupaa. Suosittelemme käyttämään tutkimuslupahakemuslomaketta.
Tarvittaessa tutkimuslupahakemuslomakkeen salassapitositoumukset voi toimittaa erillisenä liitteenä. Suosittelemme käyttämään lomaketta https://turvaviesti.om.fi/salassapitositoumus.
Lupahakemuksen liitteenä on esitettävä
- Tutkimussuunnitelma
- Tutkimusrekisterin seloste käsittelytoimista (ent. rekisteriseloste)
- Eettisen toimikunnan lausunto (lääketieteelliset tutkimukset)
Luvan muutos- tai jatkolupahakemus
Myönnettyyn tutkimus- tai tietolupaan on mahdollista hakea muutosta täyttämällä hakemuksen laajennus -lomake. Täytä lomake, mikäli aineiston käsittelijöissä tapahtuu muutoksia, aineistoa on tarpeen laajentaa tai myönnettyä määräaikaa on tarpeen jatkaa.
Voit toimittaa tutkimuslupahakemuksen liitteineen meille jollakin seuraavista tavoista:
- Sähköpostilla osoitteeseen tietopalvelu.ork(at)om.fi
- Postitse osoitteeseen Oikeusrekisterikeskus/Rikosrekisteri, PL 157, 13101 Hämeenlinna
Tutkimussuunnitelma
Tutkimussuunnitelma edellyttää rekisterin tietojen sitomista tiettyyn hankkeeseen. Asianmukainen tutkimussuunnitelma sisältää myös vaatimuksen tutkimustehtävän, aineiston sekä menetelmien määrittelemisestä mahdollisimman yksilöidysti. Tutkimussuunnitelmasta tulee käydä ilmi muun muassa se, mitä tietoja tutkimuksen suorittamiseen tarvitaan ja miten nämä tiedot ovat tarpeellisia tutkimuksen suorittamiseen.
Lisäksi tutkimussuunnitelmasta tulee ilmetä:
- Tutkimuksen aikataulu
- Tutkimustulosten julkaisu
- Tutkimustulosten hyödynnettävyys
- Tutkimuksen tavoitteet
- Tutkimukseen osallistuvien henkilöiden tehtävienjako
- Miten tutkimusaineistoa käsitellään tutkimuksen aikana ja sen päätyttyä
Eettisen toimikunnan lausunto
Lääketieteellisestä tutkimuksesta annetun lain mukaan ennen lääketieteelliseen tutkimukseen ryhtymistä on tutkimussuunnitelmasta saatava riippumaton eettisen toimikunnan myönteinen lausunto. Eettinen ennakkoarvio on pakollinen kaikissa lääketieteellisissä tutkimuksissa.
Vaikutustenarviointi ja käytännesääntöjen soveltaminen
Tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa on mahdollista poiketa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 15, 16, 18 ja 21 artikloissa määritellyistä rekisteröidyn oikeuksista saada pääsy tietoihin, oikeudesta tietojen oikaisemiseen, oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeudesta, jos se on välttämätöntä tutkimuksen suorittamiselle. Poikkeaminen on mahdollista, jos
- käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan;
- tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä; ja
- henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
Jos tutkimuskäyttöön luovutettavat tiedot sisältävät erityisisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, edellyttää rekisteröidyn oikeuksista poikkeaminen myös tietosuojalain (1050/2018) 31 §:n nojalla tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen vaikutustenarvioinnin laatimista tai tietosuoja-asetuksen 40 artiklan mukaisia käytännesääntöjen noudattamista. Vaikutustenarviointi tulee toimittaa kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen tietojen käsittelyyn ryhtymistä.
Laadittu vaikutustenarviointi tai tutkimuksessa sovellettavat käytännesäännöt pyydetään toimittamaan tutkimuslupahakemuksen liitteenä.
Lisätietoja ja ohjeita rekisteröidyn oikeuksista poikkeamiseen tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen yhteydessä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Tietojen maksullisuus
ORK luovuttaa tiedot maksutta, jos sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedonpyytäjälle sähköpostitse tai asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin ja tieto on helposti saatavissa. Esimerkiksi valmiit tilastot, raportit, taulukot ja diaaritiedot luovutetaan usein maksutta.
ORK perii tieteellistä tutkimusta tai muuta vastaavaa tarkoitusta varten tehtävästä tietojen hakemisesta ja luovuttamisesta ORK:n maksuperustepäätöksen mukaisesti 50,93 euroa/tunti + ALV 24 %, jos tiedot eivät ole helposti saatavissa.
Jos tietojen hakemiseen joudutaan käyttämään ulkopuolista sovellustoimittajaa, ORK perii sovellustoimittajalta aiheutuvat kustannukset erikseen sovitulla tavalla. Tiedustelut tietojen maksullisuudesta pyydetään kirjallisesti osoitteeseen tietopalvelu.ork(at)om.fi.
Lisätietoa:
Tieteellinen tutkimus ja tietosuoja