Tiedonhallintapalvelut varmistaa tiedon saatavuuden ja laadun oikeushallinnossa
Oikeusrekisterikeskuksen (ORK) Tiedonhallintapalvelut-yksikkö varmistaa, että oikeushallinnon tieto on laadukasta ja organisaatioiden hyödynnettävissä niiden toiminnan tukena. Yksikkö tuottaa tiedonhallintapalveluja koko oikeusministeriön hallinnonalalle.
Tietoluovutuksia medialle, tietoarkkitehtuurityön kehittämistä ja oikeushallinnon raportointia, muun muassa näistä tehtävistä vastaa ORK:n Tiedonhallintapalvelut-yksikkö. Yksikön toimintaa johtaa tiedonhallintapäällikkö Aino Tylli, joka on työskennellyt ORK:ssa jo yli viiden vuoden ajan. Aiemmin Tylli on työskennellyt muun muassa Tilastokeskuksella, ja koulutukseltaan hän on filosofian maisteri.
Tiedonhallintapalveluiden tehtävät ovat laajentuneet ja kehittyneet merkittävästi viimeisten viiden vuoden aikana.
”Oikeushallinnon kasvavat tarpeet tiedolle ja sen hyödyntämiselle ovat nostaneet yksikön merkitystä koko hallinnonalan tasolla”, kertoo Tylli.
Erilaisia tiedonhallinnan tehtäviä
Tiedonhallintapalveluissa työskennellään tiedon parissa monesta eri näkökulmasta, ja yksikössä työskenteleekin asiantuntijoita monenlaisilla taustoilla. Yksikkö on jakautunut työskentelemään neljään eri tiimiin.
Tietoalustapalvelun tiimissä kehitetään koko hallinnonalan yhteistä tietoalustapalvelua, joka tukee tiedon hyödyntämistä ja analyysiä raporttien muodossa. Työssä korostuvat tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. Tietoarkkitehtuuritiimissä puolestaan kuvataan ja kehitetään oikeushallinnon tietoarkkitehtuuria sekä yhtenäistetään tiedon rakenteita ja käsitteitä.
”Tietoarkkitehtuurityössä kuvaamme oikeushallinnon tietoaineistoja ja tietovarantoja sekä yhtenäistämme ydintietoja, jotta tieto olisi yhteismitallista ja hyödynnettävissä koko hallinnonalalla”, avaa erityisasiantuntija Merja Tavajärvi-Mikkonen.
Tiedonhallinnan asiantuntijapalvelun puolella tuetaan oikeusministeriön hallinnonalan asiakasvirastoja niiden tiedonhallintatehtävissä. Asiantuntijapalveluita tuotetaan koko hallinnonalalle sekä ORK:lle ja sen projekteille. Tietoluovutuksen tiimi puolestaan vastaa oikeushallinnon valtakunnallisen tietovarannon tietopalvelutehtävistä eli erilaisten tietopyyntöjen käsittelystä.
Tämän lisäksi yksikkö on tiiviisti mukana oikeusministeriön asettamassa tiedolla johtamisen yhteistyöryhmässä. Yhteistyöryhmän tehtävänä on koota yhteen hallinnonalan tiedolla johtamisen strategisia kehitystarpeita ja pyrkiä vahvistamaan ymmärrystä tiedolla johtamisella saavutettavista hyödyistä.
Tietoluovutukset medialle kasvussa
Merkittävä osa Tiedonhallintapalveluiden työtä on tietoluovutukset eli erilaisiin tietopyyntöihin vastaaminen. Tietoa luovutetaan medialle, viranomaisten suunnittelu- ja selvitystyöhön, tieteellisiin tutkimuksiin sekä opiskelijoiden opinnäytteitä varten.
ORK luovuttaa medialle tietoja diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä keskitetysti. Järjestelmästä voidaan luovuttaa esimerkiksi oikeudenkäynnin perustietoja ja muita julkisia diaaritietoja, joiden luovuttamista tuomioistuin ei ole rajoittanut. Keskitetty toimintamalli tehostaa median tiedonsaantia, sillä se ohjaa toimittajat oikean tuomioistuimen puoleen tarkempien tietojen saamiseksi.
Vuonna 2024 ORK sai tietoluovutustoiminnastaan julkista tunnustusta, kun se palkittiin Yhteiskunnan avoimuuden edistämisen tunnustuspalkinto Jääraapalla. Palkinnon myönsi Tutkivan journalismin yhdistys, joka kiitti perusteluissaan ORK:n panosta median palvelemiseen ja yhteiskunnallisesti merkittävän journalismin edistämiseen.
Median tekemien tietopyyntöjen määrä on kasvanut tasaisesti vuosien varrella. Vuonna 2023 pyyntöjä tuli 530 kappaletta, kun vuonna 2025 määrä oli noussut jo 840 kappaleeseen. Myös opiskelijoiden tekemät tietopyynnöt ovat lisääntyneet viime vuosien aikana.
Kehityshankkeet tukevat tehokasta tiedonhallintaa
Tiedonhallintapalveluissa ollaan aktiivisesti mukana erilaisissa kehitysohjelmissa ja projekteissa, joilla parannetaan oikeushallinnon tiedonhallintaa ja lisätään kustannustehokkuutta.
Tietoarkkitehtuurin kehitysohjelmassa muun muassa rakennetaan yhteistä perustaa oikeushallinnon tiedonhallinnalle. Ohjelmassa on edistetty ydintiedon hallintaa, kehitetty tiedonhallintamalleja ja niiden työkaluja sekä valmisteltu uutta yhteistä säilytysratkaisua. Tavoitteena on parantaa tiedon laatua ja yhteentoimivuutta, helpottaa tiedon saatavuutta eri prosesseissa sekä vähentää päällekkäistä tiedon tallentamista hallinnonalalla.
Yksi keskeisistä kehityshankkeista on Mediaportaali, jonka pilottikäytön on tarkoitus alkaa kuluvan vuoden aikana. Mediaportaalin avulla toimittajat voivat jatkossa hakea määriteltyjä tietoja itsepalveluna lähes ympäri vuorokauden, ilman erillistä tietopyyntöä ORK:lle.
Merkityksellistä työtä hyvässä porukassa
Tylli kertoo, että mielenkiintoiset ja yhteiskunnallisesti merkittävät työtehtävät sekä lämmin työyhteisö ovat saaneet hänet viihtymään ORK:ssa. Hän kokee esihenkilötyön tärkeänä osana rooliaan.
”Minun tärkein tehtäväni on olla asiantuntijoiden tukena ja olla mukana mahdollistamassa heidän onnistumisensa”, Tylli kuvailee.
Myös Tavajärvi-Mikkonen kertoo viihtyneensä hyvin ORK:ssa.
”Yksikössämme on välitön ilmapiiri ja yhteistyö toimii hyvin. Apua saa aina kysyä, ja yhteistyötä tehdään tiiviisti myös tiimirajojen yli”, Tavajärvi-Mikkonen kertoo.